正式文件的不同元素分为三部分：标题、正文和版本说明。位于官方文档首页红色背线上方的元素统称为页眉。主语之间的线和主语统称为主体。主题标题下方的所有元素统称为印记。正式文件主要由保密级别和保密期限、紧急程度、发文机构标识、发文号、发文人、标题、主要发文机构、正文、内容说明等组成。附件、书写日期、印章、注释、附件、标题、复制机构和发行 包括机构和发行日期 其中，保密级别和保密期限、紧急程度、发行人、附件。说明并非每份正式文件都需要注释、注释、附件和复印机构。